Partyservice, Catering - was ist bei der Buchung zu beachten?

Partyservice, Catering - was ist bei der Buchung zu beachten?

Sie planen eine tolle Veranstaltung mit Freunden, Familie oder Kollegen? Ob Hochzeit, Firmenjubiläum oder runder Geburtstag, bei jeder Feier ist das Catering, also die Bereitstellung von Essen und Getränken, ein wichtiger Punkt fürs Programm und eine gelungene Party. Wenn man selbst nicht genug Kapazität für das Vorbereiten der Speisen und das Ausschänken der Getränke hat, kann man einen Partyservice für seine Veranstaltung buchen. Aber wie findet man den richtigen Dienstleister? Grundsätzlich ist es sehr empfehlenswert, früh mit der Suche nach dem geeigneten Partyservice zu beginnen.

Im folgenden Ratgeber sollen Tipps für die Buchung von Catering und Partyservice gegeben werden.

Schritt 1: Wofür benötige ich den Partyservice?

Der Veranstalter muss sich natürlich vor der Veranstaltung überlegen, wieviele Personen mit Speisen und Getränken versorgt werden sollen und über welchen Zeitraum dies stattfinden soll. Die Wahl der Speisen und Getränke ist selbstverständlich auch von der Art der Feier abhängig. Soll es nur einen kleinen Empfang mit FingerFood geben oder soll ein mehrgängiges Hochzeitsmenü angeboten werden? Die  Angebote der zahlreichen Catering-Anbieter sind wirklich vielfältig.

Außerdem kann man über die Speisen und Getränke hinaus auch Servicepersonal, Barkeeper oder auch Mietköche buchen. So muss man sich als Veranstalter keine Sorgen mehr um die Versorgung der Gäste machen. Oft bietet ein Partyservice auch den Verleih von Veranstaltungstechnik(Bühne, Licht, Musikanlage) und weiteren Mietsachen wie Stühlen, Tischen, Bars, Theken. Auch die musikalische Unterhaltung für die Feier wird oft von Bands, DJs und Kleinkünstlern angeboten.

Am besten überlegen Sie als Veranstalter schon vor der Anfrage von Cateringfirmen, welche wichtigen Dienstleistungen (z.B. Bereitstellung von Speisen und Getränken, Eventmanagement, Hochzeitsplaner, Buchung von Servicepersonal, Veranstaltungstechnik) Sie in jedem Fall für Ihre Feierlichkeit benötigen. In jedem Fall sollten Sie sich aber auch ein Preislimit setzen und überlegen, wieviel Sie für die Feier insgesamt ausgeben möchten. Dies spielt bei der Auswahl der Cateringfirma natürlich auch eine große Rolle.

Schritt 2:Wie finde ich Angebote von Partyservice und Catering?

Es ist immer gut, sich im Bekanntenkreis oder bei den Kollegen umzuhören, ob schon gute oder schlechte Erfahrungen mit Cateringfirmen gemacht worden sind. Bei erhaltenen Empfehlungen kann man sich beim jeweiligen Dienstleister über das Angebot unverbindlich informieren. Am besten ist es, wenn man bei einer umfangreicheren Veranstaltung (ab ca. 30 Personen) in einem ersten persönlichen Gespräch die Bedürfnisse klarstellt und sich über den Umfang der Leistungen informiert. So werden Missverständnisse vermieden und ein klares Angebot kann vom Partyservice erstellt werden. Günstige Angebote für Catering und Partyservice finden Sie außerdem in den Kleinanzeigen von markt.de.  Es bietet sich an, mindestens zwei Angebote von unterschiedlichen Dienstleistern einzuholen, um vergleichen zu können. Dabei sollte der Umfang der eingeholten Angebote ähnlich sein. Man fordert also bei beiden Cateringfirmen für die gleiche Personenzahl die gleiche Art von Essen (Buffet, Menü, Fingerfood etc.) und Getränken (Cocktails, Bier, Sekt etc.) an.

Schritt 3:Wie vergleiche ich die Angebote?

Der erste Vergleich, den man vornimmt, liegt bei der Preisgestaltung der Angebote. Oft werden die Preise pro Gast errechnet. Aber es gibt auch Pauschalangebote für bestimmte Dienstleistungen. Dann sollte man den Preis pro Kopf ausrechnen. So kann man die Angebote besser vergleichen. Es ist üblich, dass alle Leistungen nach der Veranstaltung per Rechnung gezahlt werden. Bei großen und sehr umfangreichen Leistungen wird meist eine Anzahlung verlangt. Vorallem wenn teure Veranstaltungstechnik gebucht wird. Bands oder DJs werden meist direkt nach dem Auftritt bar bezahlt, soweit nichts anderes abgesprochen ist. 

Weiter ist natürlich auch die Qualität der angebotenen Leistungen ein wichtiges Merkmal bei der Auswahl des richtigen Cateringservices. Bei Bestellungen von Speisen sollte man in jedem Fall diese einmal bei einem Probeessen ausprobieren. Besonders dann ist das nötig, wenn das Angebot der Speisen über das übliche Partybuffet mit Salaten und Frikadellen hinaus geht. Kreatives Essen, ausgefallene Menüs und spezielles FingerFood sollte probiert werden. Viele Cateringfirmen haben als Stammsitz ein Restaurant oder kleines Bistro, in dem man im Vorraus kleine Testportionen probieren kann. Informieren Sie sich einfach beim gewählten Dienstleister über die Möglichkeit eines Testessens. Besser ist es auch, wenn Sie zu solchen Testessen nicht alleine hingehen. Nehmen Sie sich ein bis zwei Begleiter/innen mit, deren Geschmacksurteil Sie vertrauten können. Das Testessen kann sehr gut als Besprechungstermin mit dem Dienstleister genutzt werden. Man kann dem Anbieter der Speisen so unmittelbar die eigenen Wünsche zum Essen mitteilen. 

Nach dem Qualitätstest und dem Preisvergeleich müssen Sie selbst entscheiden, wie die Angebote in Ihren Budgetplan für das geplante Fest reinpassen. Kann man mit dem Anbieter vielleicht noch verhandeln? Gibt es Rabatte bei großen Bestellungen? Werden wirklich alle angebotenen Leistungen benötigt?

Lassen Sie sich ruhig ein paar Tage Zeit mit der Entscheidung. Dann finden Sie Ihren perfekten Partyservice!

Schritt 4:

Die Buchung des Partyservices

Wenn Sie sich für einen Partyservice entschieden haben, bestätigen Sie das abgesprochene Leistungspaket schriftlich. In der Buchungbestätigung sollten neben dem tatsächlichen Preis des Dienstleistungspakets auch die Lieferzeiten und Abholtermine festgehalten werden. Das ist wichtig, damit es bei der Vorbereitung der Feierlichkeit keine Verzögerungen gibt und das Fest pünktlich starten kann. Abholtermine sind vorallem dann wichtig, wenn Sie für das Fest einen Raum angemietet haben und dieser bis zu einer bestimmten Zeit wieder besenrein und aufgeräumt sein muss. Wenige Tage vor dem Event melden Sie sich einfach nochmal kurz beim gebuchten Dienstleister. So rufen Sie Ihre Veranstaltung wieder in Erinnerung und gehen sicher, dass Sie nicht vergessen werden. Denn viele Cateringfirmen haben mehrere Veranstaltungen parallel laufen. Lassen Sie sich auf jeden Fall die Handynummer Ihres Ansprechpartners geben, damit Sie Probleme und Schwierigkeiten während der Veranstaltungsplanung und -durchführung sofort mitteilen können.

Nach der Veranstaltung können Sie Ihrem Dienstleister ein Feedback geben. Waren Sie zufrieden mit der Wahl? Wie sind das Essen, die Cocktails, die Musik, die Bestuhlung etc. bei den Gästen angekommen? Gab es Probleme? Ein Gespräch nach der Veranstaltung ist besonders dann sinnvoll, wenn man in Zukunft noch einmal mit dem gleichen Partyservice zusammenarbeiten möchte.

Wir wünschen Ihnen eine wunderbare und unvergessliche Feier!



© 2016 Meeting Access - das MICE Portal